Giỏ hàng
Menu

Quy định về hóa đơn điện tử

16:14:00 15-09-2021 | Lượt xem: 76

Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ghi nhận tại các văn bản pháp luật như Nghị định 123 & Nghị định 119 của chính phủ. Dưới đây là những quy định về HĐĐT đáng chú ý được 4Si tổng hợp để bạn đọc dễ dàng nắm bắt.
Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2021

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/7/2017 sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Quy trình phát hành như sau:
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).
Bước 2: Chuẩn bị thông báo phát hành
Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Bước 3: Gửi thông báo phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Xem thêm: Quản lý hóa đơn điện tử

Thời hạn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 quy định:
“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.
Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử:
Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên triển khai sớm hóa đơn điện tử trước thời hạn để mang lại những lợi ích và lợi thế cạnh tranh:
Khai thác tối đa lợi thế và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Triển khai trước thời hạn để tránh bị ùn tắc khi đồng loạt doanh nghiệp triển khai cùng lúc.
Các nhà cung cấp sẽ có thời gian và nguồn lực để hỗ trợ kỹ càng hơn cho các doanh nghiệp.
Có thời gian chuẩn bị và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật hạ tầng, tích hợp hệ thống có liên quan trong quy trình nội bộ.
Đội ngũ nhân viên có thời gian làm quen, thích nghi và khắc phục lỗi khi sử dụng phần mềm.
Giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Quy định về số hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC:
Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999. Doanh nghiệp không cần lập thông báo phát hành hóa đơn, mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
Lưu ý: Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Quy định về số hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999
Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999
Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số 

Quy định thời điểm ký số hóa và lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đơn cử như quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp sau đây:
Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ xác định theo quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 7 Nghị định 119
Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô,…thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô sẽ căn cứ quy định khoản 1, 3 Điều 7 Nghị định 119 không phân biệt đã thu được tiền hay chưa

Quy định về lập hóa đơn điện tử – bảng kê

Theo quy định hiện hành và Quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TTBTC thì Doanh nghiệp không sử dụng bảng kê hóa đơn điện tử.
Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng. Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Tuy nhiên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2022 lại quy định: Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng của 4Si

Lưu trữ hóa đơn bởi 4SI cam kết đúng Luật Kế toán, giúp quá trình lưu trữ đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng để tránh được tối đa những tình huống như mất, thất lạc, cháy hóa đơn,….Đừng để việc lưu trữ hóa đơn khiến doanh nghiệp bạn đau đầu mà hãy để chúng tôi thay bạn làm điều đó! Với đội ngũ chuyên viên tư vấn nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn điện tử 4Si là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Xem thêm các bài viết hữu ích tại https://4si.vn/tin-tuc
Khách hàng nói gì về
Khách hàng của

Tin mới nhất

1900 1837

Hỗ trợ