Giỏ hàng
Menu

Quản lý hóa đơn tập trung

14:08:26 16-03-2021 | Lượt xem: 277

Quản lý hóa đơn tập trung dạng hóa đơn điện tử là cách để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức quản lý hóa đơn, đồng thời giúp việc tìm kiếm và sử dụng hóa đơn cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. Hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử đã thay thế cho hóa đơn giấy và hầu hết doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức quản lý hóa đơn điện tử.
Với loại hóa đon điện tử, tất cả thông tin liên quan như lập, gửi, xác nhận, quản lý lưu trữ, thông tin hay dữ liệu hàng hóa/dịch vụ đều được thể hiện cực kỳ rõ ràng trên hệ thống điện tử. Hiện nay, quản lý hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các loại như quản lý hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu, phiếu thu bảo hiểm, thu phí ngân hàng, chứng từ cước phí vận tải quốc tế,….
Quản lý hóa đơn tập trung

Quản lý hóa đơn điện tử tập trung cần đảm bảo nguyên tắc sau

Việc quản lý hóa đơn tập trung giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo việc quản lý hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cần đảm bảo là xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục, đúng trình tự thời gian và mỗi số hóa đơn phải đảm bảo được lập & sử dụng MỘT LẦN DUY NHẤT.
Đồng thời, quản lý hóa đơn tập trung cũng cần đảm bảo được quy định chung của công tác quản lý hóa đơn:
+ Tùy đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ mà cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp được phép chọn & áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương pháp phù hợp. Cần đảm bảo lưu trữ đúng và đủ thời gian theo luật định.
+ Các tổ chức quản lý hóa đơn điện tử sẽ có nhiệm vụ rà soát, thông báo về quản lý & sử dụng mẫu hóa đơn. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không sử dụng mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử sử dụng mã của cơ quan thuế không thu tiền).

Hướng dẫn quản lý hóa đơn tập trung cho doanh nghiệp

Đối với những loại hóa đơn truyền thống, để quản lý hiệu quả thì bắt buộc doanh nghiệp phải quản lý dạng cuốn, các cuốn hóa đơn phải được bảo quản cẩn thận. Khi có nhu cầu phát sinh hay giao nhận hóa đơn sẽ ghi chép, lập biên bản bàn giao để đảm bảo được tính bảo mật hóa đơn. Với loại hóa đơn vật lý này thì nếu mất hoặc hư hỏng, bị cháy thì doanh nghiệp bị xử lý theo quy định Thông tư 10/2014/TT-BTC và Thông tư 39/2014.
Hóa đơn được lập theo quy định tại Thông tư 39 và Thông tư 26/2015/TT-BTC và nếu phát sinh thêm nhu cầu chuyển địa điểm, việc quản lý hóa đơn phải được thực hiện theo Thông tư 26/2015/TT-BTC và liên 3 của hóa đơn lưu nội bộ phải được lưu trữ cẩn thận, tránh trường hợp thất lạc hóa đơn.
2 chi nhánh hạch toán phụ thuộc của doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu hóa đơn chung với trụ sở chính. Trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo phát hành hóa đơn, đồng thời phân bổ hóa đơn chuyển về 2 chi nhánh, số liệu sẽ được quản lý bằng sổ theo dõi.
Quản lý hóa đơn tập trung

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Để khắc phục được những bất cập xảy ra khi quản lý hóa đơn kiểu truyền thống như mất hóa đơn, khó tìm kiếm, hạn chế trong việc sử dụng hóa đơn, mất nhiều thời gian và tiền bạc bảo quản hóa đơn, dễ thất lạc và rủi ro về bảo mật,….Với các khuyết điểm này, hóa đơn truyền thống đang dần được thay thế thành hóa đơn điện tử. Để quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng hơn, các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng được:
+ Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chuyển tiếp thông tin hóa đơn cho bộ phận liên quan trong công ty.
+ Đảm bảo được tính bảo mật, an toàn thông tin và tránh được nguy cơ mất mát hóa đơn, hư hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng và bảo quản.
+ Tiết kiệm rất nhiều chi phí in ấn hóa đơn, quản lý và phục chế hóa đơn nếu xảy ra tình trạng mất mát hay hư hỏng hóa đơn.
+ Hạn chế tối đa rủi ro mất thông tin.
+ Quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp sẽ được tích hợp với nền tảng công nghệ và những ứng dụng sẵn có trên hệ thống, hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp quản lý hóa đơn an toàn hiệu quả.
+ Quản lý – truy xuất thông tin hóa đơn cực kỳ nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay, giải pháp quản lý hóa đơn điện tử được cung cấp bởi 4SI là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp Việt. Hãy liên hệ cùng chúng tôi để được tư vấn và sử dụng dịch vụ ngay hôm nay, giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn chuyên nghiệp – bảo mật – nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm chi phí.
Khách hàng nói gì về
Khách hàng của

Tin mới nhất

1900 1837

Hỗ trợ