Giỏ hàng
Menu

Quản lý hóa đơn điện tử - Nguyên tắc, lợi ích và cách triển khai

15:24:19 22-02-2021 | Lượt xem: 9537

Lợi ích khi quản lý hóa đơn điện tử tự động

 

Quản lý hóa đơn điện tử là một trong những công việc mang tầm quan trọng trong doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử được đưa vào triển khai gần đây mang lại sự tiện lợi cho cơ quan quản lý nhưng đồng thời cũng tạo ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng sao cho đúng.  Để giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử, 4SI chia sẻ đến bạn các mẹo hướng dẫn quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết trong bài viết này.

quy trinh quan ly hoa don dien tu thu cong
Quy trình quản lý hóa đơn điện tử thủ công

 

Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn điện tử tập trung

Hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng là một trong những chứng từ quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và báo cáo với cơ quan Thuế, đặc biệt là các chu kỳ quyết toán Thuế. Việc quản lý hóa đơn điện tử nhằm mục đích:

✓ Tránh thất lạc

✓ Dễ quản lý: Lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, báo cáo

✓ Dễ bàn giao

Bởi vì việc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp mới được ban hành gần đây nên sẽ gây trở ngại trong quá trình lưu trữ và quản lý hóa đơn. Đặc biệt là quá trình tìm kiếm lại hóa đơn cũ. 

>> Cách xử lý khi viết sai hoặc làm mất hóa đơn điện tử

QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG

QUẢN LÝ BẰNG PHẦN MỀM

Lưu trữ trong email

Lưu trữ bằng máy chủ

Khó phân biệt hóa đơn Thật - Giả

Truy xuất chính xác thông tin hóa đơn

Khó khăn khi tìm kiếm

Dễ dàng tìm kiếm

Khó khăn khi bàn giao cho người mới

Dễ dàng bàn giao

Mất nhiều thời gian khi làm báo cáo

Dễ sử dụng, xuất báo cáo nhanh chóng

Khi sử dụng giải pháp quản lý hóa đơn điện tử, toàn bộ sẽ được quản lý hóa đơn tập trung tại một nền tảng. Việc tập trung gom lại các hóa đơn điện tử vừa giúp dễ dàng truy xuất thông tin, bảo quản, lưu trữ giúp bạn dễ dàng xử lý công việc kế toán công ty cũng như các công việc báo cáo thuế đến cơ quan thuế được dễ dàng và chính xác nhất.
Thay vì phải đi tìm từng email, nhiều khi khó có thể nhớ chính xác được nội dung hóa đơn dẫn đến mất thời gian. Quản lý hóa đơn tập trung thông qua giải pháp công nghệ giúp rút ngắn rất nhiều thời gian.
KHÔNG LO THẤT LẠC HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI QUẢN LÝ BẰNG PHẦN MỀM

4SI - Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng và hiệu quả

ý nghĩa 4si

Tự hào là đơn vị được Chi cục Thuế TPHCM đề xuất sử dụng phần mềm, 4SI mang lại giải pháp quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp cho doanh nghiệp với tiêu chí 4S.

An toàn tuyệt đối
Tất cả các dữ liệu được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn an toàn cao. Đồng thời được sao lưu dự phòng ở nhiều nơi khác nhau.
Công nghệ bảo mật giúp doanh nghiệp tin tưởng và yên tâm khi đưa toàn bộ dữ liệu kế toán lên hệ thống trực tuyến.
Bảo mật tối đa
Thấu hiểu được mối lo của doanh nghiệp về vấn đề an toàn dữ liệu và nắm bắt xu thế công nghệ hiện đại, 4Si đã tạo ra sản phẩm quản lý với hệ thống tường lửa, phân hệ kiểm soát quyền truy cập thông minh luôn đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và riêng tư.
Sử dụng đơn giản
4Si với phương châm thiết kế và xây dựng phần mềm hướng đến sự tiện dụng. Lưu trữ không giới hạn, doanh nghiệp không còn lo mất hoặc tìm không ra hóa đơn.
Cách sử dụng đơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng tìm kiếm, tự động tra cứu và tải hóa đơn từ tất cả các nguồn. Bạn cũng có thể upload nhiều hóa đơn cùng lúc.

Quản lý hóa đơn đầu vào

So với phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào thông thường, trước đây là hóa đơn giấy phải sắp xếp phân loại trong tủ hồ sơ với rất nhiều bất tiện khi cần phải tìm lại hóa đơn. Khi bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử, các hóa đơn được gửi dưới dạng liên kết (link) hoặc file XML qua email. Việc quản lý hóa đơn qua email gặp phải rất nhiều khó khăn. Một số doanh nghiệp chọn phương án lưu trữ trong file Word hoặc Excel, tuy nhiên việc này vẫn có thể dẫn đến sai xót do thao tác bằng tay. Lúc này 4SI chính là giải pháp giúp bạn quản lý đơn giản.

Khi nhận được hóa đơn đầu vào qua email, Robot sẽ tự động nhận diện hóa đơn, thêm hóa đơn vào trình quản lý hóa đơn đầu vào, lưu trữ đầy đủ nguồn gốc, ngày, nội dung và giá trị hóa đơn, sau đó mã hóa để bảo mật.

 

Kiểm tra hóa đơn tự động

Với 4SI, việc kiểm tra hóa đơn thật giả không cần phải thao tác bằng tay nữa. Robot tự động hoá nghiệp vụ phân tích dữ liệu, cung cấp nhiều tiện ích thông minh cho người dùng trong quá trình kiểm tra và phân tích các hoá đơn.
Tự động tải, kiểm tra, đối chiếu hóa đơn điện điện tử. Nhận dạng và đọc được nhiều định dạng của tất cả các nhà cung cấp.
Đơn vị sản xuất uy tín
4Si là sản phẩm được phát triển bởi tập đoàn L.C.S có 17 năm hoạt động.
4Si cũng hoạt động dựa trên sứ mệnh chung của tập đoàn, là đơn vị tin cậy khi mang lại các giải pháp công nghệ tối ưu cho đối tác, chính quyền gần với người dân hơn, cộng đồng và xã hội gắn kết nhau hơn.
Ký kết hợp tác với Cục Thuế TP.HCM
LCS tự hào là đơn vị uy tín, tạo ra những giá trị thiết thực. Vì thế, phần mềm 4Si ra đời xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp nhưng trở thành sản phẩm được ký kết hợp tác với Cục Thuế TP.HCM, nhằm mục đích mang lại giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán nói chung và quản lý hóa đơn đầu vào nói riêng.

quy trình quản lý hóa đơn điện tử tự động

Tính năng của 4SI là gì? Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử 4SI?

tính năng quản lý hóa đơn điện tử 4si

Với 4SI, bạn có thể dễ dàng quản lý nguồn nhận hóa đơn, thêm - sửa - xóa hóa đơn. Quản lý và quản trị người dùng, quản lý danh mục nhà cung cấp và khách mua hàng, quản lý và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chốt kỳ hóa đơn và kết xuất báo cáo một cách đơn giản.

Tính bảo mật khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn

- Bảo mật nhiều lớp
- Phân quyền hoạt động theo tầng
- Dữ liệu được mã hóa
Nhờ vào những tính năng trên giúp dữ liệu của bạn được quản lý chặt chẽ, bảo mật nhưng vẫn rất dễ sử dụng.

Quản lý hóa đơn đã phát hành

Đối với các hóa đơn đã phát hành trước đó, đội ngũ chuyên viên tư vấn của 4SI sẽ giúp bạn cập nhật các hóa đơn vào trình quản lý hóa đơn một cách nhanh chóng và tiện lợi. Tiêu chí làm việc của 4SI như đã nêu trên, chúng tôi luôn đơn giản hóa các công việc của bạn để ai cũng đều có thể dễ dàng sử dụng.
 

Tự động thêm các hóa đơn điện tử mới

Với đội ngũ tư vấn miễn phí và chuyên nghiệp, sau khi thiết lập các cài đặt về email. Các hóa đơn mới sẽ được tự động cập nhật vào phần mềm quản lý hóa đơn điện tử mà bạn không cần phải làm thêm bất cứ thao tác nào khác.

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

Để tránh trường hợp bạn nhận phải hóa đơn chưa hợp lệ do đang ở chế độ nháp, phần mềm có tính năng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải được đáp ứng tuân thủ các điều kiện, quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ- CP. Hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Thông thường, để kiểm tra tính hợp lệ của một hóa đơn điện tử bằng mắt thường là rất khó khăn. Vì định dạng của hóa đơn điện tử là ở dạng file XML. Tuy nhiên, dựa vào công cụ của 4SI bạn hoàn toàn có thể yên tâm về độ chính xác tuyệt đối.
4SI là phần mềm được Cục thuế TPHCM khuyến nghị trên toàn quốc.
>> Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả

Xuất báo cáo theo tùy chỉnh của doanh nghiệp

Với 4SI, bạn có thể tìm chính xác hóa đơn mà bạn muốn dựa theo:
- Nội dung hóa đơn
- Ngày hoặc khoảng thời gian nhận hóa đơn
- Danh sách các hóa đơn theo khoảng thời gian
Từ đó có thể dễ dàng quản lý hóa đơn theo ý muốn và hoàn toàn yên tâm.

Giá sử dụng phần mềm 4SI là bao nhiêu?

FAQ - Câu hỏi thường gặp:

Quản lý hóa đơn điện tử bằng phần mềm có an toàn không?

Với 4SI, việc quản lý hóa đơn đều được mã hóa đặc biệt. Ngay cả đội ngũ của 4SI cũng không thể xem hóa đơn của bạn, chỉ khi được sự cho phép của khách hàng với tài khoản của khách hàng, chúng tôi mới có thể truy cập để hướng dẫn các thông tin cho bạn.

Sử dụng phần mềm có bị lộ hóa đơn không?

Vì tính bảo mật cao và được tín nhiệm từ cơ quan Thuế của TPHCM, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng sẽ không lộ hóa đơn cho bất cứ bên nào khác.

Chi phí quản lý hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí được chúng tôi thường xuyên cập nhật tại trang Bảng Giá quản lý hóa đơn điện tử

Dùng thử miễn phí 3 tháng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Để dùng thử phần mềm 4SI, vui lòng truy cập và đăng ký thông tin tại trang đăng ký dùng thử.

Khách hàng nói gì về
Khách hàng của

Tin mới nhất

1900 1837

Hỗ trợ