Giỏ hàng
Menu

Cách xử lý khi viết sai hoặc làm mất hóa đơn điện tử

14:19:47 23-02-2021 | Lượt xem: 313

Viết sai hoặc làm mất hóa đơn điện tử là điều không ai mong muốn xảy ra. Tuy nhiên vẫn có cách xử lý trong trường hợp này. Nắm rõ phương pháp sẽ giúp bạn có cách xử lý phù hợp và đúng luật nhất.
Hóa đơn điện tử ra đời giúp việc xuất hóa đơn trở nên an toàn, nhanh chóng và tiện lợi hơn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không cẩn thận và làm sai sót, làm mất hóa đơn điện tử sẽ gây ra nhiều rắc rối, có thể đối diện với mức phạt nặng làm ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.
Vì thế, doanh nghiệp đừng quên tham khảo kiến thức về cách xử lý khi viết sai hoặc làm mất hóa đơn điện tử để tránh được những rắc rối về pháp lý sau này, giúp công việc kinh doanh luôn được thuận lợi.
mất hóa đơn điện tử
 

Viết sai hóa đơn điện tử phải làm sao?

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, nếu hóa đơn điện tử bị lập sai thì có thể có những hướng giải quyết cụ thể cho từng trường hợp như sau:
Trường hợp 1, trường hợp viết sai hóa đơn điện tử mà chưa kê khai thuế
Nếu hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được lập và gửi đến người mua nhưng chưa thực hiện giao hàng, chưa kê khai thuế thì có thể HỦY HÓA ĐƠN khi nhận được sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên mua & bán.
Lưu ý: Việc hủy hóa đơn chỉ được phép thực hiện khi có sự đồng thuận và xác nhận từ 2 bên mua & bán, hủy hóa đơn đảm bảo có hiệu lực theo đúng thời hạn do 2 bên thỏa thuận. Hóa đơn đã hủy vẫn phải được lưu để phục vụ việc tra cứu của cơ quan có thẩm quyền và người bán sẽ lập HĐĐT mới gửi cho người mua. Trên hóa đơn mới vừa được lập này cần phải có dòng thể hiện “hóa đơn này thay thế hóa đơn số….kèm ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Trường hợp 2: viết sai hóa đơn điện tử nhưng đã kê khai thuế
Nếu như bên bán đã lập HĐĐT và gửi người mua, hàng cũng đã giao và kê khai thuế thì lúc này, cần lập thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên bán & mua, ghi rõ nội dung sai sót và lập BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT.
Trong biên bản điều chỉnh HĐĐT cần thể hiện rõ ràng lý do điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng, giá bán hay thuế suất, thuế GTGT cho HĐĐT số…, ký hiệu….
Khi có được biên bản điều chỉnh rõ ràng, người bán & mua thực hiện kê khai điều chỉnh đúng quy định về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh tuyệt đối không được ghi số âm (-).

Làm thế nào khi mất hóa đơn điện tử?

Trường hợp 3, làm mất hóa đơn điện tử
Đối với trường hợp mà đôi bên còn lưu trữ trên máy tính thì có thể yêu cầu gửi lại.
Nếu trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ bên liên quan để được gửi lại hóa đơn. Lúc này, người bán hoặc người mua sẽ làm BÁO CÁO MẤT HÓA ĐƠN theo đúng Thông tư số 153/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Phương án xử lý HĐĐT sai sót đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC kể từ ngày 01/11/2020
Từ ngày 01/11/2020, những trường hợp xuất HĐĐT sai sót cần được xử lý đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Các doanh nghiệp cần thực hiện đúng để đảm bảo tránh được những rắc rối pháp lý sau này gây ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

Xử lý hóa đơn sai khi không có mã xác thực từ cơ quan thuế

Trường hợp 1: HĐĐT bị sai nhưng chưa kê khai thuế
Trường hợp này có thể hủy hóa đơn khi có sự thống nhất giữa 2 bên, sau đó lập lại hóa đơn mới đúng thông tin gửi về cho người mua.
Trường hợp 2: HĐĐT sai nhưng đã kê khai thuế
Lúc này, bên bán cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của 2 bên, trong biên bản ghi rõ nội dung sai hóa đơn và lập HĐĐT điều chỉnh sai sót.
Trường hợp 3: Sai về MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa sai quy cách, chất lượng
Lúc này, bên bán & mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Sau đó, bên bán lập HĐĐT mới thay thế hóa đơn sai và gửi cho bên mua.
Bên bán cần gửi thông báo hủy HĐĐT cho cơ quan thuế đúng mẫu 04 được ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn điện tử về cơ quan thuế.
Trường hợp 4: Sai về tên, địa chỉ bên mua nhưng không sai MST hay nội dung khác
Lúc này, bên bán thông báo cho bên mua về hóa đơn sai, không cần lập lại hóa đơn. Sau đó, bên bán gửi thông báo hủy HĐĐT để giải trình thông tin sai sót về cơ quan thuế đúng mẫu 04 đã được ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP (khi bên bán đã gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế).
Trường hợp 5: Khi cơ quan thuế đã nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót
Đối với trường hợp này, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc cần rà soát hóa đơn điện tử về cho người bán theo mẫu 05 được ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra lại sai sót, thời hạn trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận thông báo từ cơ quan thuế.
Sau đó, bên bán gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo mẫu 04 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có thực hiện hủy hóa đơn). Khi người bán thông báo hủy HĐĐT đã lập thì cần lập HĐĐT mới gửi lại cho người mua, đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Khi người bán không thông báo cho cơ quan thuế, lúc này cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót trên hóa đơn đã lập để người bán thực hiện hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn đúng quy định.

Xử lý HĐĐT sai sót khi có mã xác thực từ cơ quan thuế

Trường hợp 1: Khi bên bán phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót nhưng chưa gửi hóa đơn đến người mua
Nếu trường hợp này, bên bán phải thông báo cho cơ quan thuế theo đúng mẫu 04 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT có mã đã lập sai sót, đã lập HĐĐT mới và ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT thay thế đã lập để gửi đến bên mua.
Khi đã nhận được đầy đủ và chính xác thông báo, bên cơ quan thuế sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã có sai sót trên hệ thống cơ quan thuế quản lý.
Trường hợp 2: Phát hiện HĐĐT sai sau khi đã gửi cho bên bán
Nếu trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ những không sai về MST thì bên bán thông báo cho bên mua nội dung sai sót, sau đó bên bán thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không cần lập lại hóa đơn.
Nếu sai về MST, tiền, thuế suất hay tiền thuế, hàng hóa sai quy cách, chất lượng thì bên bán & mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Sau đó, bên bán thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04 đi kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT. Bên bán cũng lập HĐĐT mới thay thế gửi về cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT mới. HĐĐT mới được phát hành thay thế cần có dòng “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…, số hóa đơn, …Ngày…tháng…năm”.
Khi cơ quan thuế nhận được mẫu số 04 của bên bán sẽ tiến hành hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống cơ quan thuế, sau đó cấp mã xác thực cho hóa đơn thay thế mới vừa được lập.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã được cấp mã có sai sót
Khi cơ quan thuế là đơn vị phát hiện ra việc HĐĐT đã được cấp mã có xuất hiện sai sót, lúc này cơ quan thuế sẽ thông báo theo mẫu 05 về bên bán để kiểm tra. Bên bán thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra đối chiếu trong 02 ngày kể từ khi nhận thông báo. Sau đó, bên bán gửi mẫu 04 để thông báo hủy HĐĐT đã lập có sai sót và lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực để gửi đến bên mua.
Nếu như bên bán không thông báo cho cơ quan thuế thì lúc này, cơ qua thuế tiếp tục thông báo về việc sai sót hóa đơn cho bên bán để thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định.
 
Để tránh trường hợp làm mất hóa đơn điện tử xảy ra do cách quản lý chưa khoa học, bạn nên tham khảo bài viết quản lý hóa đơn điện tử khoa học và đúng cách.
Đây là giải pháp do https://4si.vn cung cấp và được cơ quan Thuế TPHCM khuyến nghị sử dụng trên toàn quốc.
 
Khách hàng nói gì về
Khách hàng của

Tin mới nhất

1900 1837

Hỗ trợ