Giỏ hàng
Menu

Đọc file hóa đơn XML như thế nào?

17:56:12 18-01-2021 | Lượt xem: 2674

Đọc File hóa đơn XML là điều rất cần thiết khi quản lý hóa đơn điện tử. Thông thường hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của đơn vị cung cấp, hoặc doanh nghiệp có thể tải về để lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của mình. Thông thường, các công ty sử dụng dịch vụ của một đơn vị khác nhau nên dẫn đến khó khăn trong việc đọc file hóa đơn xml. Sau đây, 4SI sẽ giới thiệu đến bạn cách để đọc file hóa đơn XML đơn giản nhất.
Đọc file hóa đơn XML như thế nào?

Hóa đơn điện tử có định dạng nào là hợp lệ?

Thông thường chúng ta thường thấy có rất nhiều dạng hóa đơn như hóa đơn giấy, hóa đơn hình ảnh, hóa đơn file PDF, hóa đơn thông qua đường link website, hóa đơn xml... Tuy vậy, để phân biệt hóa đơn điện tử nào là đúng lại là kiến thức chưa được nhiều anh chị kế toán tìm hiểu.

1. Quy định về định dạng XML của hóa đơn điện tử

Năm 2019, Bộ Tài Chính có thông tư 68/2019/TT-BTC đã quy định về định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin, phục vụ cho truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.

Định dạng của hóa đơn điện tử gồm hai thành phần chính sau:

  • Thành phần chứa dữ liệu của nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Riêng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, định dạng hóa đơn điện tử cần chứa dữ liệu thể hiện mã của cơ quan Thuế.

Hóa đơn điện tử XML hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ là File được mã hóa dưới dạng XML với đầy đủ các thông tin như: Đơn vị xuất hóa đơn, đơn vị nhận hóa đơn, chữ ký điện tử, thời gian xuất, nội dung... có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

Hóa đơn mang tính chất tham khảo

Toàn bộ các hóa đơn thể hiện qua hình ảnh, file PDF, in trắng đen hoặc in màu... đều chỉ mang tính chất tham khảo nội dung trực quan. Chỉ có hóa đơn điện tử XML là hóa đơn hợp lệ được các cơ quan Thuế công nhận. Do đó, để tránh bị nhầm lẫn khi giao dịch thì anh chị kế toán cần nắm rõ thông tin và yêu cầu đơn vị bán hàng cung cấp đúng hóa đơn hợp lệ.

Tại sao tôi không thể tự đọc file XML

4Si nhận được rất nhiều câu hỏi như:
- Tại sao tôi không đọc được file xml hóa đơn điện tử
- Nhận được hóa đơn của đối tác nhưng tôi không thể mở file xml hóa đơn điện tử
Vì tính chất bảo mật, thông tin hóa đơn sẽ được mã hóa dưới dạng file XML. Và do đã được mã hóa cho nên bạn không thể mở file XML theo cách thông thường và sẽ không đọc được file xml hóa đơn điện tử. Điều này giống như việc bạn muốn mở file XLSX thì bạn cần phải cài Excel hoặc mở File Docx thì bạn cần cài Word. Do vậy, bạn cần phải có một nền tảng giải mã file XML. Và thật tuyệt vời khi bạn không cần phải cài thêm phần mềm nào cả để đọc file hóa đơn XML mà chỉ cần truy cập trang Web của chúng tôi.

Hướng dẫn đọc file hóa đơn điện tử XML

Để đọc File hóa đơn định dạng XML, đầu tiên chúng ta cần phải có nền tảng đọc và hiển thị hóa đơn. 4SI là một trong những nền tảng đọc và kiểm tra nguồn gốc hóa đơn điện tử. Sau đây, 4SI hướng dẫn anh chị Kế toán cách mở file xml hóa đơn điện tử:
 
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang kiểm tra hóa đơn điện tử của 4SI bằng cách ấn vào nút bên dưới:
 
Tại đây, màn hình sẽ hiển thị giao diện để bạn kiểm tra và đọc file hóa đơn điện tử xml như sau:
Đọc file hóa đơn XML như thế nào?
 
Bước 2: Trong phần Khung màu đỏ ở hình bên trên, bạn có thể kéo thả file XML vào khu vực này hoặc nhấp chuột vào để chọn file XML muốn đọc.
kết quả kiểm tra file hóa đơn xml
Bước 3: Xem kết quả. Chỉ một vài giây, toàn bộ thông tin hóa đơn sẽ được truy xuất thành công như hình bên trên.

Lưu trữ hóa đơn điện tử XML như thế nào cho khoa học và dễ truy xuất?

Tuy nhiên, để đọc và lưu trữ hàng trăm hóa đơn mỗi tháng hoặc hàng chục nghìn hóa đơn mỗi năm sẽ là một vấn đề đau đầu đối với nhiều doanh nghiệp. Do đó, bạn có thể tham khảo thêm về cách quản lý hóa đơn điện tử của 4SI.
 
Chi tiết về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử dựa trên căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn đơn vị để đồng hành và chuyển đổi yên tâm cả về chất lượng phần mềm lẫn chất lượng dịch vụ sau bán hàng.
4Si tự hào mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ hỗ trợ trước và sau bán hàng, cùng bộ giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong cùng hệ sinh tái LCS:
  • Chữ ký số LCS-CA (gắn link liên kết CA - https://lcs.com.vn/product/view?id=4)
  • Hóa đơn điện tử LCS-Invoice (gắn link liên kết  https://lcs.com.vn/product/view?id=3)
  • Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử 4Si (gắn link liên kết  https://4si.vn/)

Cách lưu trữ file xml hóa đơn điện tử

Kể từ khi chuyển đổi số với việc thay đổi hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử. Điều này mang đến rất nhiều tiện lợi trong quản lý nhưng cũng dẫn đến không ít các bất tiện cho giai đoạn đầu làm quen. Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử là một trong những công việc nên được xem trọng để tránh các vấn đề về thủ tục khai báo thuế.
Để lưu trữ hóa đơn điện tử có rất nhiều cách, vui lòng theo dõi tiếp nội dung dưới đây!

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử trong Email

Thông thường, mỗi khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tạo ra một email và đính kèm 2 loại hóa đơn bao gồm:
- Hóa đơn điện tử dạng PDF hiển thị nội dung hóa đơn. File này chỉ có công dụng giúp người đọc dễ dàng tìm hiểu nội dung bên trong hóa đơn chứ KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
- Hóa đơn điện tử file XML: Đây là file có giá trị pháp lý khi được ký xác thực bằng chữ ký số. Do đó, bạn cần lưu ý và lưu trữ file này.
Ưu điểm:
Bạn có thể tạo ra một email để lưu trữ hóa đơn khi đối tác gửi đến và lưu trữ toàn bộ vào trong email đó.
Có thể dùng tính năng tìm kiếm email để tìm lại hóa đơn điện tử.
Dễ dàng thao tác và bàn giao cho người khác.
Nhược điểm:
Không có tính khoa học, không phân nhóm được loại hóa đơn
Khó khăn khi tìm kiếm nếu bạn nhận quá nhiều hóa đơn có nội dung tương đối giống nhau
Không truy xuất báo cáo trực quan được
Dễ dẫn đến thiếu xót khi khai báo thuế

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng file Excel

Đây cũng là một giải pháp được rất nhiều anh chị kế toán ưa thích sử dụng. Do môi trường làm việc chủ yếu dựa vào phần mềm Excel rất nhiều cho nên việc tạo ra một file excel mẫu quản lý hóa đơn điện tử là không mấy khó khăn.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tạo file excel
- Quản lý phân nhóm khoa học
- Có thể xuất báo cáo dựa vào các hàm excel (nâng cao)
Nhược điểm
- Nhập tay mỗi khi có hóa đơn mới
- Đôi khi có tình trạng mất file
- Trích xuất báo cáo rất khó khăn
- Tốn nhiều thời gian chăm sóc file

Phần mềm đọc file xml hóa đơn điện tử

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử xml là giải pháp giúp kế toán dễ dàng truy xuất thông tin hóa đơn, kiểm tra chống giả hóa đơn điện tử hoàn toàn tự động và chính xác.

Cơ chế hoạt động của phần mềm đọc file xml kiểm tra hóa đơn

Như đã thông tin ở đầu bài viết, file XML là dạng file được mã hóa và ký chứng thực bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Do đó, để giải mã file này thì phần mềm sẽ quét toàn bộ file sau đó truy xuất thông tin và hiển thị cho người đọc các thông tin trong đó.
Phần mềm là một chú robot cần mẫn, tự động theo dõi và cập nhật các hóa đơn mới trong email

Ưu nhược điểm của phần mềm đọc file xml kiểm tra hóa đơn

Ưu điểm:
Thực hiện công việc quản lý hóa đơn hoàn toàn tự động
Bảo mật tốt
Dễ cài đặt và sử dụng
Tiết kiệm thời gian kế toán
Ổn định và lâu dài
Nhược điểm:
Đây không hẳn là nhược điểm, để tạo ra phần mềm này chúng tôi đã đúc kết kinh nghiệm hơn 15 năm làm việc với các công ty kế toán lớn và bỏ ra chất xám để lập trình nên phần mềm này. Do đó, để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, chúng tôi cần thêm một chút kinh phí thông qua bảng giá https://4si.vn/bang-gia
 
Bạn muốn trải nghiệm các dịch vụ của chúng tôi, truy cập https://4si.vn/ để được đọc file XML miễn phí, chính xác, nhanh chóng, đơn giản.
———————
LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ CÁC SẢN PHẨM
Hotline: 1900.1837
Website: https://4Si.vn
Facebook: https://www.facebook.com/4Sinoiluutruhoadon
ID bài viết: 4571
Khách hàng nói gì về
Khách hàng của

Tin mới nhất

1900 1837

Hỗ trợ